Was kostet ein Messestand?

Der erste Posten ist die Miete der Fläche beim Veranstalter, fast immer je Quadratmeter berechnet. Wie viel das ist, hängt von der Messe, der Halle und der Lage ab, und auch von der Art des Stands: Ein Reihenstand hat eine offene Seite zum Gang, ein Eckstand zwei, ein Kopfstand drei, ein Inselstand vier. Viele Veranstalter verlangen für jede weitere offene Seite einen Aufschlag, dafür sieht man dich aus mehr Richtungen.

Lies die Preisliste der Messe genau. Zur Fläche kommen oft Pauschalen, die jeder Aussteller zahlt, auch wenn er sie nicht bestellt hat:

• Miete je Quadratmeter, mit Aufschlag für Eck-, Kopf- oder Inselstand
• Medien- oder Marketingpauschale, etwa für den Eintrag im Ausstellerverzeichnis
• Gebühr für Mitaussteller, wenn du dir den Stand mit einer zweiten Firma teilst
• Ausstellerausweise über ein Kontingent hinaus
• Frühbucher-Preise und Fristen: Wer spät bucht, zahlt oft mehr und steht weiter hinten

Was auf dem Stand passiert, bestellst du meist beim Messeservice: Strom, Licht, Internet, Reinigung. Jeder Posten ist für sich klein, zusammen werden sie schnell so groß wie ein Teil der Standmiete. Und fast alle haben eine Frist; wer danach bestellt, zahlt einen Aufschlag.

Frag dich deshalb früh, was du wirklich brauchst: Reicht eine Steckdose für Laptop und zwei Strahler, reicht das Netz deines Handys für die Kasse?

• Stromanschluss, oft getrennt nach Anschluss und Verbrauch
• Internet oder WLAN für den Stand
• Standreinigung am Abend und Abfallpauschale
• Wasseranschluss, falls du Getränke oder Proben zubereitest
• Parkplatz für den Aufbau und Lager für leere Kartons

Der Standbau ist der Posten, bei dem sich Aussteller am meisten unterscheiden. Es gibt drei Wege, und jeder hat seinen Preis, auch wenn er nicht auf der Rechnung steht:

• Systemstand vom Veranstalter oder Messebauer: Wände, Teppich und Blende kommen als Paket, du musst dich um nichts kümmern. Dafür sieht dein Stand aus wie die Stände links und rechts, und Grafik und Möbel kosten extra.
• Individueller Messebau: Ein Messebauer plant und baut deinen Stand. Das wirkt hochwertig, braucht aber Vorlauf, Abstimmung und ein Lager zwischen den Messen, und bei kleinen Ständen ist der Anteil für Planung und Montage hoch.
• Selbst aufbauen mit einem mobilen System: gekauft oder gemietet. Du sparst den Monteur, brauchst aber eine Person für den Aufbautag. Gemietet hast du kein Lager und kannst den Stand bei jeder Messe anders stellen.

Ein Stand ohne Botschaft ist nur Möbel. Rechne Gestaltung und Druck für Rückwand und Theke mit, dazu Prospekte, Visitenkarten und vielleicht kleine Geschenke für Besucher. Wenn du kein fertiges Motiv hast, plane auch die Gestaltung ein: Bei Wylli kostet das Paket „Werbemotiv“ 99,00 € je Motivfläche.

Bedruckte Wände kosten bei Wylli 19,90 € netto je Wand, einmalig und ab 2 Wänden, und sie gehören danach dir. Deshalb lohnt es sich, das Motiv ohne Datum und Messenamen anzulegen: Dann trägt dieselbe Rückwand auch die nächste Messe.

Diesen Block unterschätzen die meisten. Hotels in Messestädten sind zu Messezeiten oft teurer und früh ausgebucht; wer erst nach der Standbuchung sucht, zahlt drauf oder pendelt. Dazu kommen Anreise, Parken, Verpflegung und die Stunden aller, die am Stand stehen.

Rechne die Arbeitszeit ehrlich: Drei Messetage mit zwei Personen sind mit Aufbau, Abbau und Anreise schnell fünf volle Tage je Person. Und plane Wasser, Kaffee und etwas zu essen für Besucher ein, die länger bleiben.

• Hotel früh buchen, am besten zusammen mit der Standfläche
• Anreise, Parken, Verpflegung für das Team
• Arbeitszeit für Vorbereitung, Messetage, Aufbau, Abbau und Nachfassen
• Bewirtung am Stand: Getränke, Kaffee, kleine Snacks

Der Stand muss zur Messe und wieder zurück. Ein gebauter Stand fährt mit der Spedition, oft mit Zwischenlager und festen Anlieferzeiten. Ein mobiles System passt in Kartons: Wylli kommt per Paket, etwa 15 Felder je Karton, 29,00 € netto je Paket für Hin- und Rückweg. Es kommt 3 Werktage vor dem Mietbeginn an deine Firma oder, wenn die Messe es erlaubt und jemand annimmt, direkt in die Halle. Zurück geht es mit dem Rücksende-Code, den du am Handy zeigst.

Ein Reihenstand, 7 Tage gemietet, genug für Anreise, Messetage und Abbau. Hinten eine Rückwand über die ganze Breite, ein Feld tief und 3 Felder hoch, vorn eine Theke aus 2 × 2 Feldern. 4 Wände in der Mitte der Rückwand tragen Logo und Claim, die übrigen Fächer zeigen Produkte und Muster. Alle Beträge netto:

Die bedruckten Wände bleiben bei dir. Bei der nächsten Buchung setzt du sie im Konfigurator als „Vorhandene Wand“ ein, und statt neu zu drucken zahlst du nur die Klammern, die sie halten: für 4 Wände im Block 2 × 2 sind das 9 Klammern, zusammen 7,20 € für 7 Tage statt 79,60 € für den neuen Druck.

Dazu kommt die Kaution von 20,00 € je Feld. Sie ist kein Kostenpunkt, du musst sie aber vorstrecken; nach der Rückgabe prüfen wir die Teile und erstatten sie spätestens 5 Werktage nach dem Eingang. Liegen zwei Messen nah beieinander, kann sich eine durchgehende Miete lohnen: Jede weitere Woche wird günstiger, und Versand und Aufbau fallen nur einmal an.

Für ein Unternehmen sind die Kosten eines Messeauftritts in der Regel Betriebsausgaben: Standmiete, Standbau, Miete für Einrichtung, Druck, Reise und Hotel. Für Bewirtung und Geschenke an Geschäftspartner gelten eigene Regeln, und gekaufte Standteile werden je nach Wert anders behandelt als gemietete. Was davon für dich gilt, klärt deine Steuerberatung.

Heb alle Belege getrennt nach Messe auf. Bei Wylli findest du Rechnung und Belege jeder Buchung in deinem Konto, alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Zum Schluss alle Posten in einer Tabelle. Trag deine Zahlen daneben und rechne zehn Prozent Puffer dazu, dann hast du ein Budget, mit dem du entscheiden kannst, ob sich die Messe lohnt. Die passenden Fristen stehen in der Checkliste Messestand, Spartipps im Ratgeber Messestand günstig einrichten.