Checkliste Messestand: von der Anmeldung bis zum Abbau

Jetzt legst du fest, was du auf der Messe erreichen willst, und daraus folgt alles andere: Größe des Stands, Lage in der Halle, was du mitbringst. Ein Stand, der neue Händler finden soll, braucht Muster und Preislisten; einer, der ein neues Produkt zeigt, braucht das Produkt im Mittelpunkt und sonst wenig.

Lies die Standbauregeln, bevor du etwas buchst. Höhe, Brandschutz, Aufbauzeiten und Anlieferung unterscheiden sich von Messe zu Messe und entscheiden, was du mitbringen darfst.

• Ziel festlegen: neue Kunden, Händler, Presse, ein neues Produkt zeigen? Eine Zahl dazu, die du nachher prüfen kannst.
• Stand buchen und Standbauregeln lesen: Höhe, Brandschutz, Aufbauzeiten, Anlieferung.
• Budget aufstellen, auch für Anreise, Übernachtung, Werbemittel, Strom und Standmöbel.
• Katalogeintrag und Ausstellerausweise beantragen, die Fristen liegen oft weit vor der Messe.
• Team festlegen: Wer ist an welchem Tag am Stand, wer bleibt im Büro?

Jetzt planst du den Stand und alles, was darauf soll. Zeichne ihn auf Papier oder plane ihn im Messestand-Planer: Rückwand, Theke, Produkte, Wege, und prüfe, ob man vom Gang aus hineinkommt. Bestell alles, was gedruckt werden muss, jetzt; Druckereien sind vor großen Messen ausgebucht.

Mit Wylli buchst du die Einrichtung in diesem Schritt: Rechne mit bedruckten Wänden mit gut eineinhalb Wochen zwischen Buchung und Mietbeginn, mit Gestaltung durch uns mit zwei bis drei Wochen. Der Kalender im Konfigurator zeigt den frühesten Start. Das Regal kommt 3 Werktage vor dem Mietbeginn per Paket, Mietbeginn ist am besten der Aufbautag.

• Stand zeichnen: Rückwand, Theke, Produkte, Wege, Ablage für Taschen und Nachschub.
• Einrichtung buchen und das Motiv für die Rückwand fertigstellen oder gestalten lassen.
• Prospekte, Visitenkarten, Preislisten und Muster bestellen, in kleiner Auflage mit QR-Code zur Website.
• Strom, Licht, Internet und Standreinigung bei der Messe bestellen.
• Termine mit wichtigen Kunden vorab vereinbaren und die Messe ankündigen: Newsletter, soziale Medien, Signatur.
• Hotel und Anreise buchen, solange die Preise nicht gestiegen sind.

Jetzt laufen Lieferung und Logistik zusammen. Kläre, wohin die Kartons kommen: an deine Firma, von wo du sie selbst mitnimmst, oder direkt in die Halle, wenn die Messe das erlaubt und jemand sie annimmt. Ein Karton, der am Messetor auf dich wartet, während du im Stau stehst, ist das klassische Problem.

Wenn Platz da ist, bau den Stand einmal zur Probe auf. Du siehst, wie lange es dauert, ob das Motiv auf der Rückwand sitzt, und was fehlt. Eine Stunde Probe spart am Aufbautag zwei.

• Lieferung abstimmen: Wohin kommen die Kartons, wer bringt sie zur Messe, wer nimmt sie an?
• Einmal zur Probe aufbauen, wenn Platz da ist, und Fotos davon machen.
• Dienstplan für die Messetage schreiben, mit Pausen und einer Person, die zwischendurch nachfüllt.
• Messekoffer packen (Liste unten) und einmal gegenprüfen.
• Gesprächsleitfaden und Kontaktbogen vorbereiten: Welche drei Fragen stellst du jedem Besucher?

In der letzten Woche geht es um Ruhe: nichts Neues mehr beginnen, alles Begonnene abschließen. Geh die Liste noch einmal durch, bestätige Termine mit Kunden, lade die Akkus und druck den Standplan aus, auf Papier, weil das Handy in der Halle gern keinen Empfang hat.

• Termine mit Kunden bestätigen, Standnummer und Hallenplan mitschicken.
• Ausstellerausweise, Parkscheine und Anlieferschein ausdrucken.
• Muster und Produkte verpacken, jedes Stück einmal geprüft.
• Kartons beschriften: Was ist drin, in welcher Reihenfolge wird ausgepackt.
• Team briefen: Ziel, Zahlen, Leitfaden, wer macht was.

Am Aufbautag zuerst die Rückwand, dann die Theke, dann die Produkte. Erst wenn alles steht, geht einer in den Gang und schaut von dort: Liest man das Logo, sieht man die Produkte, kommt man hinein? Fotos vom fertigen Stand machst du jetzt, bevor Jacken und Kaffeebecher kommen.

• Stand nach Plan aufbauen, Rückwand zuerst, Theke danach.
• Licht und Strom prüfen, Verlängerungskabel unter den Boden oder hinter die Wand.
• Produkte und Prospekte einräumen, vom Gang aus ansehen und korrigieren.
• Kartons und Verpackung der gemieteten Einrichtung flach legen und hinter der Rückwand verstauen, du brauchst sie für den Rückweg.
• Fotos machen, solange alles ordentlich ist, und noch am selben Tag posten: „Wir sind da, Halle 3, Stand 42.“

An den Messetagen zählt der Kontakt, nicht der Stand. Der Stand ist fertig; jetzt geht es darum, wer stehen bleibt und was ihr besprecht. Notiere jedes Gespräch sofort mit Stichworten, abends weißt du nicht mehr, wer der Mann mit der grünen Jacke war.

• Kontakte gleich notieren, mit Stichworten zum Gespräch und dem nächsten Schritt.
• Jeden Morgen den Stand aufräumen und nachfüllen, bevor die Halle öffnet.
• Abends kurz besprechen, was gut lief, und den Leitfaden anpassen.
• Die Nachbarn kennenlernen: Oft kommen die besten Kontakte vom Stand nebenan.
• Zwischendurch selbst durch die Halle gehen und schauen, was andere anders machen.

Beim Abbau alles nach Packliste einpacken, in derselben Reihenfolge wie beim Aufbau, nur rückwärts. Die gemietete Einrichtung kommt in ihre Kartons und geht per Paket zurück; der Rücksende-Code steht in deinem Konto, die Frist auch. Dann das Wichtigste: nachfassen, solange die Messe frisch ist.

• Beim Abbau alles nach Packliste einpacken, Kartons beschriften, nichts in der Halle lassen.
• Gemietetes rechtzeitig zurückschicken, die Abgabe beim Paketdienst zählt.
• Kontakte in der Woche danach nachfassen: kurze Mail mit Foto des Stands und dem, was ihr besprochen habt.
• Zahlen prüfen: Kontakte, Gespräche, Aufträge, gegen das Ziel von vor drei Monaten.
• Rückblick schreiben: Was bleibt, was ändert sich beim nächsten Stand?

Zum Schluss die Dinge, die auf jeder Messe fehlen, wenn man sie nicht aufschreibt. Pack den Koffer einmal, und lass ihn nach der Messe gepackt:

• Verlängerungskabel, Mehrfachstecker, Ladegeräte, Powerbank
• Klebeband, Schere, Cutter, Kabelbinder, Malerkrepp, Stifte
• Reinigungstuch, Glasreiniger, Müllbeutel
• Visitenkarten, Kontaktbögen, Klemmbrett, ein Stempel mit Adresse
• Wasser, Riegel, Pfefferminz, Schmerztabletten, Pflaster
• Ersatzmuster, Ersatzprospekte, ein zweites Hemd
• Ausgedruckter Standplan, Ausstellerausweise, Telefonnummer der Messeleitung