Ziel und Zielgruppe: Wen willst du erreichen?
Schreibe in einem Satz auf, was nach dem Abend anders sein soll: Bestellungen, Presseberichte, Händlerkontakte oder Beiträge deiner Gäste. Daraus ergibt sich, wen du einlädst und was du zeigst. Ein Abend für Händler braucht Ruhe zum Reden, Muster zum Anfassen und Preislisten; ein Abend für Kundinnen und Kunden braucht Momente zum Teilen, einen Fotospot und etwas zum Mitnehmen.
Leg eine Zahl fest, an der du den Abend hinterher misst: 40 Gäste, 10 Händlergespräche, 20 Beiträge mit deinem Hashtag. Ohne Zahl war jeder Launch „ein schöner Abend“, und beim nächsten weißt du nicht, was du anders machen sollst.
Zeitplan rückwärts: Wie viele Wochen brauchst du?
Rechne vom Eventtag zurück. Die Zeiten sind Richtwerte, passe sie an dein Team an; was du nicht selbst machst, braucht eine Woche mehr.
- Etwa acht Wochen vorher: Ziel, Termin und Ort festlegen, Gästeliste beginnen, Budget aufstellen.
- Etwa sechs Wochen vorher: Einladungen und Presseinfo vorbereiten, Inszenierung entwerfen, Motiv für die Wände gestalten.
- Etwa vier Wochen vorher: Einrichtung und Motive buchen. Bei Gestaltung durch Wylli liegt der früheste Starttermin zwei bis drei Wochen nach der Buchung, mit eigenem Motiv gut eineinhalb Wochen.
- Zwei Wochen vorher: Zusagen nachfassen, Catering und Technik bestätigen, Ablauf des Abends schreiben.
- Eine Woche vorher: Regal angekommen (3 Werktage vor dem Mietbeginn), Probeaufbau, Material und Technik prüfen.
- Eventtag: früh aufbauen, Licht und Fotoplatz testen, Team einweisen, eine Stunde Ruhe vor dem ersten Gast.
Ort und Inszenierung: Enthüllung, Produktinsel und Erlebnisstation
Wähle einen Ort, der zum Produkt passt und den du in Ruhe vorbereiten kannst: Loft, Showroom, Laden oder ein Raum bei einem Partner. Wylli ist nur für Innenräume gedacht. Klär mit dem Ort die Hausregeln, die Fluchtwege und Brandschutzvorgaben, denn Wylli hat keinen Brandschutznachweis, und frag nach Strom, Licht und dem Weg für die Kartons.
Der Höhepunkt ist die Enthüllung: eine Rückwand aus Feldern, die dein Motiv trägt, davor das Produkt unter einem Tuch oder hinter einer Wand, die zur Seite geht. Dazu eine Produktinsel (zwei mal zwei Felder, ein Feld hoch, mit Regalboden oben), an der Gäste das Produkt sehen, und eine Erlebnisstation, an der sie es ausprobieren. Eine Fotowand ergänzt das, damit Gäste den Abend teilen. Ein Feld ist rund 41 cm breit und hoch, das Raster 37,5 cm; eine Rückwand aus vier Feldern Breite ist rund 153,5 cm breit.
| Station | Aufbau in Feldern | Was dort passiert |
|---|---|---|
| Enthüllung | Rückwand 4 × 3 mit Motiv, Podest 1 × 1 davor | Der Moment des Abends, Licht nur hier |
| Produktinsel | 2 × 2, ein Feld hoch, Regalboden oben | Anschauen von allen Seiten, Gespräche |
| Erlebnisstation | Tisch 3 × 2 mit Mustern und Material | Ausprobieren, Anfassen, Fragen |
| Fotospot | Wand 3 × 3 mit Logo im Raster | Fotos mit Hashtag, Licht von vorn |
Der Ablauf des Abends
Ein Launch ist eine kleine Dramaturgie. Zwei Stunden reichen, wenn sie einen Bogen haben:
- Einlass mit Getränk, die Rückwand ist noch verhüllt, das Motiv aber schon sichtbar: Alle wissen, worum es geht, aber nicht, wie es aussieht.
- Nach etwa 30 Minuten eine kurze Begrüßung, höchstens fünf Minuten: Wer seid ihr, warum dieses Produkt.
- Die Enthüllung, mit Licht und ohne Rede; die Rede war vorher.
- Danach die Stationen: Insel, Erlebnisstation, Fotospot. Das Team verteilt sich, jeder betreut eine.
- Gegen Ende das Mitnehmen: ein Muster, eine Karte mit QR-Code, der Hashtag.
- Nach dem letzten Gast: Fotos sichten, die besten noch am Abend posten.
Gäste, Presse und soziale Medien: Was muss vorbereitet sein?
Gäste brauchen eine klare Einladung mit Zeit, Ort und Anlass, und eine Erinnerung drei Tage vorher. Presse braucht Material, das sich sofort verwenden lässt: ein kurzer Text, Produktbilder in guter Auflösung, ein Ansprechpartner mit Handynummer, alles als Link. Für soziale Medien lohnt sich ein Plan vor dem Abend:
- Ein Hashtag auf der Wand und in der Einladung, kurz und ohne Sonderzeichen.
- Ein Platz, an dem sich Gäste gern fotografieren, mit Licht von vorn und dem Logo im Hintergrund.
- Eine Person im Team, die Bilder und Kurzvideos sofort veröffentlicht, nicht erst am nächsten Tag.
- Das Logo so platziert, dass es auf Fotos sichtbar bleibt: oben in der Wand, nicht auf Hüfthöhe.
- Eine Geschichte für die Tage danach: der Aufbau, die Enthüllung, die ersten Reaktionen.
Rechenbeispiel: Launch mit Rückwand und Produktinsel
Eine Rückwand aus vier Feldern Breite und drei Feldern Höhe (12 Felder) und eine Produktinsel aus 4 Feldern, zusammen 16 Felder in zwei Regalen. 6 Wände der Rückwand tragen dein Motiv, die obere Reihe und die Mitte. Gemietet für 1 Woche, die Mindestdauer, die für Probeaufbau, Event und Rückgabe reicht.
| Posten | Betrag netto |
|---|---|
| Miete 16 Felder in zwei Regalen, 7 Tage | 163,35 € |
| 6 bedruckte Wände, einmalig, gehören danach dir | 119,40 € |
| Versand hin und zurück, etwa 2 Pakete | 58,00 € |
| Zusammen | 340,75 € |
| Kaution, kommt nach der Rückgabe zurück | 320,00 € |
Nach dem Event: Was passiert mit Wänden, Bildern und Kontakten?
Sortiere in den Tagen danach Kontakte, Presseecho und Beiträge, und bedanke dich bei den Gästen, am besten mit einem Foto, auf dem sie zu sehen sind. Händler bekommen die Preisliste und einen Termin, Presse die Bilder vom Abend. Die gemieteten Teile packst du in die Kartons zurück und gibst die Pakete bei DHL ab; der Rücksende-Code steht im Konto.
Die bedruckten Wände gehören dir. Beim nächsten Event, im Showroom oder auf der Messe setzt du sie als „Vorhandene Wand“ wieder ein und zahlst nur die Befestigung, 0,80 € je Ecke und Woche. Leg das Motiv deshalb so an, dass es den Launch überdauert: Produkt und Marke, kein Datum.
Dein nächster Schritt
Schreibe das Ziel deines Launches in einen Satz und trage den Eventtag samt den Terminen oben ein, rückwärts gerechnet. Wie ein Event mit Wylli aussieht, zeigt die Seite Wylli für Events und Produktlaunches. Setze Rückwand und Produktinsel im Konfigurator zusammen und sieh dir die Kosten an.
