Checkliste: Pop-up-Store eröffnen

Jetzt entscheidest du, was alles andere bestimmt: wo, wann und wie lange. Acht Wochen klingen nach viel, aber gute Flächen sind begehrt, und ein Mietvertrag braucht ein paar Tage für Rückfragen. Wer hier gründlich ist, hat später Ruhe.

Leg zuerst das Ziel fest, denn es bestimmt alles Weitere. Ein Pop-up, das verkaufen soll, braucht Lage und Laufkundschaft. Eines, das die Marke zeigt oder ein Produkt testet, braucht eher die passende Nachbarschaft und ein gutes Foto-Motiv.

• Ziel festlegen: Verkaufen, Marke zeigen, neue Kunden gewinnen oder ein Produkt testen?
• Fläche suchen und besichtigen. Miss Grundriss, Fensterfront, Eingang und den Weg vom Parkplatz bis in den Laden.
• Mietvertrag prüfen: Laufzeit, Nebenkosten, Strom, Reinigung, Aufbautag, Kaution.
• Genehmigungen und Versicherung klären, zum Beispiel für Gewerbe, Werbung am Fenster und Haftpflicht.
• Budget aufstellen und einen Puffer für Unvorhergesehenes einplanen.
• Termin festlegen und im Kalender aller Beteiligten blocken: Aufbau, Eröffnung, letzter Tag, Abbau.

Jetzt wird aus der leeren Fläche dein Laden. Je früher die Einrichtung feststeht, desto ruhiger wird der Rest, denn an ihr hängen Grundriss, Wege, Licht und das Motiv für die Wände. Zeichne den Grundriss auf Papier oder im Konfigurator: Wo stehen Regale, Tresen und Kasse, wo bleibt Platz zum Laufen, was sieht man vom Eingang aus zuerst?

Bestell Ware und Verpackung jetzt, nicht erst in zwei Wochen. Lieferzeiten sind das, was Pop-up-Pläne am häufigsten kippt. Und kündige die Eröffnung an, solange noch Zeit bleibt, sie zu wiederholen: ein Beitrag reicht nicht, drei in drei Wochen schon eher.

• Grundriss zeichnen: Wo stehen Regale, Tresen und Kasse? Mindestens 90 cm zwischen den Regalen, vor der Kasse mehr.
• Einrichtung buchen. Wenn du mietest, wählst du Dauer und Menge nach dem Grundriss.
• Motiv für die Wände festlegen und die Druckdaten fertigstellen, oder die Gestaltung in Auftrag geben.
• Ware, Verpackung und Kassensystem bestellen, Kartenzahlung einmal zu Hause testen.
• Eröffnung ankündigen: Beiträge in sozialen Medien, Einladungen an Kunden und Presse, Hinweis im Schaufenster.
• Helfer für Aufbau, Eröffnung und Abbau fragen, solange ihre Kalender noch frei sind.

Wylli ist für Pop-ups gemacht: Du mietest die Einrichtung nur für die Zeit, die du sie brauchst, ab 7 Tagen, abgerechnet nach Tagen. Die Wände tragen dein eigenes Motiv und werden so zur Werbefläche im Laden; sie gehören danach dir und kommen beim nächsten Pop-up wieder zum Einsatz.

Ein Feld misst rund 41 cm im Außenmaß, das Raster ist 37,5 cm. Damit zeichnest du den Grundriss schnell auf Papier: Breite der Wand geteilt durch 37,5 cm ergibt die Felder nebeneinander. Das Regal kommt 3 Werktage vor dem Mietbeginn per DHL, die Versandtage zählen nicht zur Mietzeit. Rechne mit bedruckten Wänden mit gut eineinhalb Wochen zwischen Buchung und Mietbeginn, mit Gestaltung durch uns mit zwei bis drei Wochen; der Kalender im Konfigurator zeigt dir den frühesten Start für deinen Aufbau.

Platzt die Fläche doch, kannst du im Konto stornieren: Bis 14 Tage vor dem Mietbeginn bekommst du die Miete voll zurück. Alle Regeln aus den Mietbedingungen, die du im Konto jederzeit nachlesen kannst.

Jetzt laufen die Fäden zusammen. Plane die Lieferung so, dass du genug Zeit zum Aufbauen hast, und kläre, wer die Kartons annimmt, wenn du nicht da bist. Ein Paket, das beim Nachbarn landet, kostet dich am Aufbautag eine Stunde Suche.

Geh die Fläche noch einmal mit dem Grundriss ab, am besten zur Tageszeit, zu der du geöffnet hast. Wo ist es zu dunkel, wo blendet die Sonne durchs Fenster, wo liegt die nächste Steckdose für die Kasse? Was du jetzt siehst, lässt sich noch ändern.

• Lieferung abstimmen: Wann kommt das Paket, wer nimmt es an, wo wird ausgepackt?
• Aufbautermin festlegen und Helfer bestätigen, mit Uhrzeit und Adresse.
• Preisschilder, Schilder und Hinweise drucken, auch „Wir eröffnen am …“ fürs Fenster.
• Dienstplan für die gesamte Laufzeit schreiben, inklusive Pausen und Vertretung.
• Beleuchtung prüfen: Wo ist es zu dunkel, wo blendet es? Verlängerungskabel und Mehrfachstecker besorgen.
• Musik, Internet und Kartenleser vor Ort testen, nicht erst am Eröffnungstag.

Baue mindestens einen Tag vor der Eröffnung auf. So bleibt Zeit für Korrekturen: ein Regal, das doch besser an der anderen Wand steht, eine Motivwand, die man vom Eingang aus nicht sieht, ein Tresen, der den Weg zur Kasse versperrt. Am Eröffnungstag selbst ist dafür keine Zeit mehr.

Räum die Ware ein und geh dann hinaus. Schau von der Straße und vom Eingang aus hinein, wie ein Kunde es tun würde. Was man zuerst sieht, sollte das sein, was du verkaufen willst, und nicht die Kasse oder der Karton in der Ecke.

• Regale und Wände aufbauen, Wege und Sichtachsen prüfen.
• Ware einräumen und von der Straße und vom Eingang aus anschauen.
• Kasse, Kartenzahlung, Internet und Licht testen, eine Probezahlung mit eigener Karte machen.
• Fotos für die sozialen Medien machen, solange alles noch ordentlich ist.
• Team kurz briefen: Was sagen wir zum Konzept, wer macht was, wo liegt das Wechselgeld?
• Kartons und Verpackung der Einrichtung flach legen und aufheben, du brauchst sie für die Rücksendung.

Komm früh und geh die Fläche noch einmal ab. Der Eröffnungstag ist meist der stärkste Tag des ganzen Pop-ups, weil die Ankündigung wirkt und Freunde, Familie und Presse kommen. Nutze ihn: Jeder, der heute da ist, kann morgen jemanden mitbringen.

• Tür, Licht und Musik prüfen, Wechselgeld bereitlegen, Kasse einschalten.
• Schild und Schaufenster sichtbar machen, die Tür offen halten, wenn das Wetter es erlaubt.
• Gäste begrüßen, Namen und Mailadressen nur mit Einwilligung sammeln, zum Beispiel für einen Newsletter.
• Fotos und kurze Videos machen und noch am selben Tag posten.
• Abends notieren, was gut lief und was nicht, solange du es noch weißt.

Am letzten Tag zählt, dass nichts liegen bleibt. Plane Abbau, Reinigung und Rückgabe der Fläche fest ein, mit Helfern und einer Uhrzeit für die Schlüsselübergabe. Die gemietete Einrichtung packst du in die Kartons, in denen sie kam, und gibst sie beim Paketdienst ab; der Rücksende-Code steht in deinem Konto.

Der Rückblick ist der wichtigste Punkt dieser Liste und der, den die meisten weglassen. Zahlen, Fotos und drei ehrliche Sätze darüber, was du beim nächsten Mal anders machst, sind das, was aus einem Pop-up eine Reihe macht.

• Ware und Einrichtung verpacken, Fläche besenrein übergeben, Übergabe schriftlich festhalten.
• Gemietete Einrichtung rechtzeitig per Paket zurückschicken, die Frist steht im Konto.
• Zahlen sichten: Umsatz je Tag, Besucher, Reaktionen im Netz, welche Produkte gefragt waren.
• Kontakte nachfassen: Dank an Helfer, Mail an neue Kunden, Nachricht an die Presse mit Fotos.
• Schreib auf, was du beim nächsten Mal anders machen würdest.

Zum Schluss, was wir bei Pop-ups immer wieder sehen, damit du es nicht wiederholen musst:

• Zu spät angekündigt: Die Eröffnung erfährt nur, wer zufällig vorbeiläuft.
• Zu viel Ware: Der Laden wirkt voll, die Hälfte geht zurück ins Lager.
• Kein Aufbautag: Die Eröffnung beginnt mit Kartons im Weg.
• Das Motiv hinter der Kasse statt in der ersten Blickachse.
• Kein Dienstplan: Am dritten Tag steht niemand im Laden, weil alle dachten, der andere kommt.
• Kein Rückblick: Das zweite Pop-up macht dieselben Fehler wie das erste.